Hopp til hovedmenyen på siden Hopp til hovedinnholdet på siden

Avvik

Hva er et avvik?

Et avvik på en rammeavtale er et brudd på det som er avtalt med leverandøren. For eksempel kan det være dersom vi får en annen pris, leveringstid eller kvalitet enn det leverandøren har lovet oss i avtalen.

 

Hvorfor melde avvik?

Leverandørene har vunnet en konkurranse basert på en del betingelser og dersom de ikke klarer å levere dette må dette rapporteres og tas opp med leverandøren. I avtalene våre har vi også avtalt en del sanksjoner som er knyttet opp mot disse betingelsene. For eksempel kan vi som oftest kreve dagbøter dersom en vare blir levert for seint eller kreve omlevering eller prisavslag dersom kvaliteten ikke er som forespeilet i tilbudet.

NRI er et innkjøpssamarbeid som inngår avtaler på vegne av kommunene og vi bestiller i svært liten grad på egne avtaler. Vi er derfor helt avhengige av at dere som benytter avtalene melder tilbake til oss dersom de ikke fungerer som de skal, dette gjelder både om du selv har klart å løse saken sammen med leverandøren eller dersom du trenger hjelp for å komme videre.

Vi tar avvikene opp med leverandørene for å prøve å finne en god løsning og eventuelt benytte sanksjonene i kontraktene. Hvis vi har veldig mange eller alvorlige avvik på en avtale kan det føre til at vi ikke prolongerer (forlenger) en avtale, at vi sier opp avtalen eller at vi i verste fall hever avtalen med umiddelbar virkning. Dersom vi har godt dokumenterte avvik som vi har konfrontert leverandøren med, og som de har fått mulighet til å imøtegå, kan vi også legge vekt på egne negative erfaringer med leverandøren i neste anbudsprosess.

 

Hva skjer når du melder et avvik?

Når du melder et avvik går det en melding om dette til avtaleforvalter i NRI. Hun vil vurdere om avviksmeldingen har tilstrekkelig informasjon til å kunne gå videre med den til leverandøren. Hvis ikke vil hun ta kontakt med den som har meldt avviket for å få utfyllende informasjon. Det beste er om avviksmeldingen er så utfyllende og veldokumentert som mulig i første omgang.

Hvis avviket er alvorlig tas det fortløpende kontakt med leverandøren for å få ryddet opp i saken. Hvis saken alt er løst og kun meldt inn til NRI som informasjon tas det med leverandøren på neste oppfølgingsmøte. Hvis vi ser at samme leverandør pådrar seg mange mindre avvik vil dette kunne medføre at neste oppfølgingsmøte fremskyndes eller at vi tar kontakt med dem utenom møtet for å løse saken.

Hvis du ikke melder om avvik risikerer du å måtte irritere deg over avtaler som ikke fungerer og unødvendige problemer i inntil fire år…